Assistent:in für Vorstands- und Gremienangelegenheiten (d/w/m)

Die Berliner Bäder-Betriebe (BBB) sind der größte kommunale Bäderbetrieb Europas: In 67 Bädern an 62 Standorten machen wir Schwimmunterricht und Vereinssport möglich und bieten der Öffentlichkeit attraktive Angebote für Freizeit und Gesundheit. Die Vielfalt
der Stadt spiegelt sich in unseren Mitarbeiter:innen wider: Wir sind so bunt und dynamisch wie Berlin!
Als zentrale Schnittstelle zum Vorstand bist du ein verlässlicher Partner in der Unternehmenszentrale der Berliner Bäder. Mit organisatorischem Geschick und kommunikativem Feingefühl unterstützt du den Vorstand im Tagesgeschäft und koordinierst administrative
sowie strategische Aufgaben im Umfeld der Unternehmensentwicklung und des Gremienmanagements. Du behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick, sorgst für einen reibungslosen Ablauf und agierst als wichtige Vertrauensperson im Hintergrund. Deine strukturierte,
lösungsorientierte Arbeitsweise sowie dein souveräner Umgang mit sensiblen Informationen machen dich zu einer unverzichtbaren Unterstützung im Führungsteam.
Deine Aufgaben bei uns:
In dieser vielseitigen Rolle wirst du zur zentralen Vertrauensperson, die mit Kommunikationsstärke und organisatorischem Feingefühl zwei Hauptbereiche souverän managt.

Inhaltliche Unterstützung der Referenten in Vorstands- und Gremienangelegenheiten sowie der Unternehmensentwicklung:

• Entwicklung von Projektkonzepten und -aufträgen in Abstimmung mit der Unternehmensentwicklung.
• Koordination und inhaltliche Abstimmung von Projekten sowie Unterstützung bei Strategie- und Projektlenkungsgremien.
• Erstellung und Abstimmung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokollen für Vorstands- und Gremiensitzungen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Gesellschaftervorgaben und fristgerechte Zuarbeit an externe Gremien. Administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstandes:
• Verantwortung für die Büroorganisation des Vorstands, einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz, Dienstreisen, Gästebetreuung und Veranstaltungsvorbereitung.
• Pflege von Kontaktdatenbanken und Erstellung von Unterlagen für interne und externe Termine.

Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Vertraulichkeit in der Zusammenarbeit und die Fähigkeit, in unterschiedlichen Aufgabenbereichen effektiv zu agieren.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbarer Abschluss bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder Führungsebene.
• Mehrjährige Erfahrungen und kommunikatives sowie selbstsicheres Auftreten im Umgang mit Managementfunktionen, -strukturen und externen Stakeholdern, z.B. Politik, Verbände sind von Vorteil.
• Erste Erfahrungen in der digitalen Transformation sowie in der Anwendung von Projektmanagement-Tools und Einblicke in prozessuale Abläufe auf Leitungsebene.
• Fähigkeit zur fachübergreifenden Koordination und Zusammenarbeit mit Management gepaart mit strukturiertem und zielorientiertem Arbeiten, Diskretion und Vertraulichkeit.
• Wünschenswert sind Erfahrungen im Aufbau von vergleichbaren Strukturen in vorherigen Funktionen.

Was wir bieten

• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Urlaub
• betriebliches Gesundheitsmanagement und vielseitige Weiterbildung
• bezuschusstes BVG Firmenticket
• Fahrradleasing
• kostenfreies Schwimmen in unseren Bädern

Anerkannte Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Wir streben in dem ausgeschriebenen Funktionsbereich die Erhöhung des Frauenanteils an und fordern deshalb besonders Frauen auf, sich für diese Stelle zu bewerben.
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