Jobs bei Birds on Mars
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
- 1:1 Executive Support
- Büro Berlin-Mitte, Homeoffice möglich
- Voll- oder Teilzeit, mind. 32 Std.
- unbefristet
- ab sofort
Für die verlässliche, strukturierte und vorausschauende Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im 1:1 Executive Support auf Führungs- und C-Level mit, beispielsweise als Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant oder Management Assistant oder vergleichbare Positionen.
Die Anstellung ist unbefristet, wahlweise in Teilzeit oder Vollzeit (mindestens 32 Std./Woche) mit Arbeitsort in unserem Berliner Büro. Bitte beachte, dass für diese Stelle sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) in Wort und Schrift zwingend erforderlich sind.
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Was wir tun
Alle machen jetzt KI - wir machen es schon lange! Als eines der ersten Beratungsunternehmen im Bereich angewandter Künstlicher Intelligenz befähigen wir seit 2017 Organisationen dazu, Daten und KI wertstiftend einzusetzen. Dabei gehen wir ganzheitlich vor und vereinen Daten- und KI-Strategien mit technischer Umsetzung von der ersten Idee bis zum produktiven System.
Zusätzlich befähigen wir Unternehmen und deren Mitarbeitende dazu, produktiv und verantwortungsvoll mit den implementierten KI-Lösungen umzugehen. Wir begreifen KI als Transformation und arbeiten deshalb gezielt an der Schnittstelle von Mensch, Strategie, Technologie und Design auf Projekten in Industrie, Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und Kultur.
Wen wir suchen
- Du bist ein verlässlicher Ruhepol mit sicherem Stand. Auch an intensiv getakteten Tagen oder bei spontanen Planänderungen behältst du jederzeit einen kühlen Kopf, agierst souverän und erledigst deine Aufgaben eigenständig, zügig und präzise.
- Du brennst für erstklassige Organisation, Administration und Entlastung der Geschäftsführung und ziehst deine Motivation daraus, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft, Fristen verlässlich stehen und alle Rädchen nahtlos ineinandergreifen.
- Du bist die verlässliche organisatorische Stütze der Geschäftsführung: Du priorisierst Termine verbindlich nach Absprache, forderst notwendige Puffer sowie Pausen aktiv ein und schützt so mit Weitsicht die zeitlichen Ressourcen der Geschäftsführung vor Überlastung.
- Du überzeugst Kund*innen und Partnern durch ein verbindliches, freundliches und stilsicheres Auftreten auch auf oberster Leitungsebene.
- Du bist ein Kommunikationstalent mit sehr guten Deutschkenntnissen (mindestens C1-Niveau) in Wort und Schrift.
- Du suchst ganz bewusst eine langfristige, stabile Kernrolle im administrativen Bereich, in der du dein Organisationstalent tagtäglich voll zur Geltung bringen kannst.
Deine Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung
- Du übernimmst die vorausschauende, tägliche Kalenderkoordination für die Geschäftsführung, sorgst für eine verlässliche Synchronisation von geschäftlichen Anforderungen und persönlichen Zeitfenstern und planst umsichtig notwendige Pufferzeiten für eine strukturierte Tagesroutine ein.
- Du planst und buchst Dienstreisen (Bahn, Flüge, Hotels, Ablaufpläne) von A bis Z, erstellst zügig die Reisekostenabrechnungen und führst gewissenhaft die Projektzeiterfassung.
- Du organisierst Kundentermine, Meetings und Workshops vollumfänglich von der Einladungs- und Raumkoordination über Technik und Catering bis hin zur Betreuung vor Ort in Berlin oder im hybriden Format.
- Du hältst der Geschäftsführung bei internen wie externen Terminen den Rücken frei: Du stellst Unterlagen gewissenhaft zusammen, erstellst oder überarbeitest Präsentationen (z. B. in PowerPoint) und Angebote sauber nach Vorlage, hältst relevante interne Systeme verlässlich auf Stand und behältst offene Vorgänge stets im Blick.
- Du begrüßt Gäste und Partner der Geschäftsführung herzlich in unserem Berliner Büro und sorgst für eine professionelle Willkommenskultur sowie stets einsatzbereite Besprechungsräume.
Was dir bei der Arbeit helfen wird
- Freude an exakten Abläufen, perfekten Buchungen und fehlerfreier Zuarbeit; Unstimmigkeiten in Zeiten oder Daten fallen dir sofort ins Auge.
- Ein absolut sicherer Umgang mit Mac, Google Workspace und MS Office; digitale Helfer sowie KI-Tools nutzt du ganz selbstverständlich, um Routineaufgaben effizient abzuwickeln.
- Erfahrungen in der Projektkoordination, Vertrieb oder Business Administration sind von großem Vorteil.
Was wir dir bieten
- Ein tolles, vielseitiges und buntes Team - denn KI ist nur so vielfältig, kreativ und inklusiv wie die Menschen dahinter.
- Eine offene und wertschätzende Kultur mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten im Team und Unternehmen.
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.
- Dein Arbeitsplatz mitten im Berliner Herzen in unserem wunderschönen Vogelnest, kombiniert mit flexiblen Homeoffice-Möglichkeiten.
- Vertrauensarbeitszeiten und flexible Arbeitszeitmodelle, für echte Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.
- Team-Events, Sabbaticals, Gesundheitsvorsorge durch ergonomische Arbeitsplätze, Urban Sports Club-Mitgliedschaft und Bikeleasing, Bibliotheksmitgliedschaft, betriebliche Altersvorsorge, sehr gutes Tech-Equipment und vieles mehr…
Gut zu wissen
Vielfalt finden wir super. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.
Deine Ansprechpartnerin
Du hast Fragen zu uns, zur Stelle als Assistenz der Geschäftsführung oder zum Bewerbungsprozess? Dann melde dich jederzeit gerne bei Carina, die du unter carina.herger@birdsonmars.com erreichst.
Carina Herger
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