Die blu:boks Kinder- und Jugendbildung gGmbH ist eine gemeinnützige
Organisation, die sich leidenschaftlich für die Förderung von Kindern und Jugendlichen einsetzt. Wir bieten kreative Bildungsangebote für junge Menschen mit dem Ziel, ihr Selbstwertgefühl zu stärken. Dabei stehen Werte wie Respekt, Professionalität, Begleitung, Anerkennung, Herausforderung und Wertschätzung im Mittelpunkt unserer Arbeit.
Wir suchen ab sofort für die blu:boks gGmbH eine engagierte und
zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).
Ort: blu:boks BERLIN
Paul-Zobel-Straße 9
10367 Berlin
Arbeitszeit: Teilzeit, 20-30 Stunden/Woche
Befristung: Zunächst befristet auf ein Jahr, mit Aussicht auf Verlängerung
Gehalt: 1.733,33 - 2.600,00
Angelehnt an TVöD
Du arbeitest gerne eigenständig und gleichzeitig im motivierten Team, bist kommunikationsstark und wertschätzend, bringst Leidenschaft sowie Berufserfahrung mit?
Dann bist DU bei uns genau richtig!
Als Assistenz der Geschäftsführung bist du ein zentrales Bindeglied im
blu:boks-Alltag. Du unterstützt unsere Geschäftsführung bei organisatorischen, kommunikativen und administrativen Aufgaben und trägst aktiv dazu bei, dass Prozesse reibungslos ablaufen und neue Ideen wachsen können.
Bei uns kannst du wirklich etwas bewegen!
Wir freuen uns sehr auf dich und deine Stärken in unserem blu:boks-Team!
Deine Aufgaben
Organisatorische und administrative Tätigkeiten:
- Terminplanung und -koordination für die Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
- Bearbeitung des Posteingangs und der E-Mail-Korrespondenz
- Pflege und Organisation von Dokumenten, Verträgen und Ablagen
- Verwaltung von Wiedervorlagen und Fristen
Kommunikation & Schnittstellenmanagement:
- Ansprechperson für interne und externe Partner:innen sowie Dienstleister
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und
- Koordination von Informationen zwischen Geschäftsführung, Team und externen Stellen
Projekt- und Prozessunterstützung:
- Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung von Projekten
- Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe und Strukturen
- Eigenverantwortliche Übernahme kleinerer Projektaufgaben
- Zusammenstellung und Aufbereitung von Daten und Analysen zur
Entscheidungsfindung
- Organisation und Begleitung von Veranstaltungen (z. B. Teamklausuren, Weiterbildungen, Feiern)
- Mitarbeit an der Pflege und Weiterentwicklung einer positiven Teamkultur
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Abrechnungen und
- Kommunikation mit Fördermittelgebern oder Verwaltungsstellen
Dein Profil
- Abgeschlossene fachliche Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz/Büromanagement
- Freude am selbstständigen Arbeiten und gleichzeitig Lust auf echtes
Teamwork
- Empathische, offene und kommunikative Persönlichkeit mit Erfahrung in Gesprächsführung
- Gutes Gespür für Struktur, Organisation und Prioritäten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Niveau C2)
- Eigeninitiative, Engagement und Lust, neue Prozesse mitzugestalten und zu verbessern
Was wir bieten
- 30 Tage Urlaub sowie zwei arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
- 5 Tage Bildungsurlaub mit kostenfreien internen und externen
Weiterbildungsangeboten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Die Möglichkeit, Teil eines multiprofessionellen Teams zu sein
- Einbeziehung deiner vielfältigen und individuellen Stärken
- Eine sinnstiftende Aufgabe mit spürbar positiver Wirkung
- Viel Spaß und immer ein offenes Ohr für deine Wünsche und Ideen
Für unsere Arbeit bei der blu:boks gGmbH ist eine diversitätssensible
Haltung besonders wichtig. Deshalb ermutigen wir insbesondere Menschen mit Flucht- und Einwanderungserfahrung, Schwarze Menschen und People of Color, Menschen aus der LGBTQIA+ Community sowie Menschen mit Behinderungen, sich bei uns zu bewerben.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung
(kurzes Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) an:
Carsten Mollica
bewerbung@bluboks-berlin.de
030 250 967 65 30
Wir freuen uns sehr darauf, dich kennenzulernen!
