Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) (Remote / Mobil möglich)

Stellenbeschreibung

Organisation ist Ihre Superkraft? Dann sind Sie bei uns goldrichtig!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Teilzeit (20-30h/Woche)

Ihre Aufgaben bei uns:

• In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsleitung und das Team bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie übernehmen die Planung und Buchung von Geschäftsreisen für unsere Kolleginnen und Kollegen und unterstützen bei der Erstellung der Reisekostenabrechnungen. Auch bei der Organisation, Verwaltung und Betreuung von Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops und Kundenevents arbeiten Sie eng mit dem Team und der Geschäftsleitung zusammen und koordinieren dabei unter anderem die Kommunikation mit Hotels, Referenten und weiteren Partnern.
• Sie pflegen und aktualisieren unser CRM-System und übernehmen den freundlichen Erstkontakt über die Telefonzentrale sowie per E-Mail. Darüber hinaus unterstützen Sie unsere Personalabteilung bei administrativen Aufgaben, beispielsweise beim Versand von Vertragsunterlagen und in der Kommunikation mit unserem Steuerbüro.
• Auch bei der Planung und Koordination interner Teamevents bringen Sie sich aktiv ein. Im Büroalltag übernehmen Sie verschiedene Aufgaben der Büroorganisation, darunter Materialbestellungen und die Postbearbeitung. Zudem unterstützen Sie unsere Buchhaltung bei wiederkehrenden Kreditoren- und Debitorenrechnungen.
• Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsleitung und Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen und übernehmen je nach Aufgabe eigenständig Verantwortung oder unterstützen innerhalb des Teams.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Veranstaltungsorganisation
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe
• Sicherer Umgang mit der Microsoft-365-Welt, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Idealerweise Erfahrung mit kaufmännischen und/oder CRM-Systemen, z. B. Lexware, cobra oder vergleichbaren Anwendungen
• Kommunikationsfreude und ausgeprägte Serviceorientierung
• Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten

• Familiengeführtes Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten
• Deutschlandticket als Firmenticket
• 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage Woche)
• Weiterbildungen
• Mitarbeit in Gremien
• Mobiles Arbeiten (mind. 1 Tag pro Woche Anwesenheitspflicht)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Spannendes Kundenumfeld

„Wir schätzen Vielfalt in unserem Team und freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Hintergründe und Kulturen.“