Assistenz für den Direktor (m/w/d) (Remote / Mobil möglich)

Für unser Büro in Berlin-Kreuzberg suchen wir ab sofort eine persönliche Assistenz für den Direktor in Vollzeit oder vollzeitnaher Teilzeit.
Dich reizt die Vorstellung, das Themengebiet der Digitalisierung und der damit verbundenen schnellen Veränderungen zu bespielen und voranzutreiben. Dieses Interesse verbindest Du mit deinem Organisationstalent und hältst unserem Direktor damit den Rücken frei - Du sorgst dafür, dass im Alltag alles reibungslos funktioniert und hast kein Problem damit, mehrere Bälle in der Luft zu halten und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Du bist die Schnittstelle zwischen den Kolleginnen und dem Direktor und hast für alle Seiten ein offenes Ohr. Als Allrounderin kannst du dich in alle Aufgaben einarbeiten und tatkräftig unterstützen. Vertraulichkeit und Loyalität sind für Dich eine Selbstverständlichkeit. Wenn Du dich mit den genannten Punkten identifizieren kannst, bewirb Dich jetzt auf diese hochspannende Stelle.

Die Aufgaben

• Beratung und Unterstützung des Direktors bei tagesaktuellen Themen und Vorgängen
• Unterstützung bei der strategischen Steuerung des Think Tanks
• Kommunikation mit Bereichs- und Projektleitungen, inklusive Konsolidierung und Aufbereitung von Berichten für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Personal- und Budgetplanung
• Steuerung der internen und externen Kommunikation
• Steuerung von Dienstleister*innen
• Korrespondenz intern und extern
• Proofreaden unterschiedlicher Texte
• Planung und Strukturierung des Kalenders sowie Terminkoordination
• Vor- und Nachbereitung sowie Teilnahme an internen und externen Terminen des Direktors
• Nachhalten von Fristen
• Pflege von Kontakten
• Koordination kleinerer Projekte bei Bedarf
• Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Die Anforderungen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einschlägigen Positionen
• Ausgeprägte Organisationskompetenz, Durchsetzungsfähigkeit und Kommunikationsstärke, kompetentes Auftreten in der Öffentlichkeit, gutes politisch-taktisches Gespür
• Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Behörden wünschenswert
• Erfahrungen in der Konzeption und Organisation von Veranstaltungen wünschenswert
• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Eigeninitiative und Selbständigkeit, Spaß an der Arbeit im Team, umfassende Problemlösungskompetenz, gründliche, präzise und professionelle Arbeitsweise auch unter Stress
• Eigenständige, IT-basierte Arbeitsweise und sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen
• Exzellente Beherrschung der deutschen Rechtschreibung
• Sehr gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch sowie gern auch in weiteren Sprachen
• Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen innerhalb Deutschlands und zur Teilnahme an externen Veranstaltungen wie Tagungen und Messen

Das Umfeld:

• Zusammenarbeit mit Kolleg*innen in Berlin, Deutschland und der Welt an der Schnittstelle von relevanten und aktuellen Themen
• Mitgestaltung der Zukunft in einem großen Netzwerk aus Organisationen der Zivilgesellschaft, Wissenschaft, Wirtschaft und Politik
• viel Abwechslung und großer Spielraum für eigene Ideen und die Mitgestaltung von Projekten
• unbefristete Anstellung (Verdienst in Anlehnung an TVÖD Bund)
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zum Job-Ticket
• Wir unterstützen ein Arbeitsumfeld der Vielfalt, das auf Gerechtigkeit und gegenseitigem Respekt beruht. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, sozialer und nationaler Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung und Familienstand.

Bewerbung und Kontakt
Bitte sende Deine Bewerbungsunterlagen, einschließlich deiner Gehaltsvorstellung, und etwaige Rückfragen ausschließlich in elektronischer Form und in einem PDF-Dokument unter dem Stichwort „Assistenz“ per E-Mail an bewerbung@irights-lab.de.