Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche)

Aufgaben

Für die Unterstützung unseres Teams suchen wir zum 15.11.2025 eine

Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche)

Die Robert Bosch Academy ist eine Einrichtung der Robert Bosch Stiftung am Standort Berlin. Sie bietet internationalen Entscheidungsträger:innen, Expert:innen und Meinungsbildner:innen Raum für vertraulichen Austausch und gemeinsame Arbeit an globalen Zukunftsfragen. Fellows der Academy verbringen einen mehrmonatigen Arbeitsaufenthalt in Berlin. Sie nutzen die Academy als Ort der Reflexion, Vernetzung und Zusammenarbeit - sowohl untereinander als auch mit Vertreter:innen aus Politik, Wissenschaft und Zivilgesellschaft.

Ihre Aufgaben

• Sie begleiten die Fellows der Academy vor und während ihres Aufenthalts - von der Unterstützung bei Visaanträgen, Wohnungssuche und der Organisation von Schul- und Kitaplätzen bis hin zur Beratung in Versicherungsfragen und zur Koordination aller logistischen Belange.
• Sie organisieren Reisen und Veranstaltungen, buchen Flüge, planen interne Meetings und Events und übernehmen die Abrechnung. Zudem kümmern Sie sich um Terminmanagement, Raumbuchung, Bewirtung und Gästebetreuung.
• Sie übernehmen Querschnittsaufgaben im Team und sorgen für reibungslose organisatorische Abläufe.
• Sie pflegen Daten in internen Datenbanken und stellen deren Aktualität sicher.
• Sie führen die Korrespondenz mit Fellows und Dienstleistern - auf Englisch und Deutsch.

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und haben idealerweise Berufserfahrung - etwa im Reisebüro, bei einer Airline, in der Tourismus- oder Hotelbranche oder im Bereich „Relocation Services“. Zudem sind Sie mit Visa- und aufenthaltsrechtlichen Prozessen vertraut.
• Sie arbeiten serviceorientiert, strukturiert und eigenverantwortlich - mit ausgeprägtem Organisationstalent, gutem Zeitmanagement sowie einem verbindlichen und souveränen Auftreten.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift und zeigen ein hohes Maß an Kooperationsfähigkeit und Kommunikationsstärke.
• Sie beherrschen MS Office sicher und bewegen sich routiniert in administrativen Prozessen.
• Sie bringen interkulturelle Kompetenz, Belastbarkeit und Freude an der Arbeit mit internationalen Gästen mit.