Eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Ausstattung von Dienstwohnungen und Beschaffungen

In Berlin arbeiten, weltweit wirken!

Im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten wir als Kompetenz- und Servicezentrum im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amts (AA).

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Termin zur unbefristeten Einstellung in Teilzeit (60%):

Einen Sachbearbeiterin (m/w/d) für den Bereich Ausstattung von Dienstwohnungen und Beschaffung von amtsspezifischem Büromaterial

im (vergleichbaren) gehobenen Dienst

(Entgeltgruppe E9b TVöD Bund)

Kennziffer: I13-2025

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Sie in einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde mitarbeiten, die mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus die deutsche Außenpolitik unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Sie agieren als primäre Anlaufstelle und sind die zentrale Projektsteuerung für Ausstattungsvorhaben für Übergangsdienstwohnung und ggf. dem privaten Teil der Residenzen im Ausland.
• Sie prüfen den Bedarf der Nutzung verschiedener Rahmenverträge auf Bundesebene und recherchieren Produktstandards und Informationen zu Gütesiegeln.
• Sie zeichnen für die notwendige Beschaffung von amtsspezifischem Büromaterial unter Prüfung des erforderlichen Bedarfs und einer ausreichenden Lagerhaltung verantwortlich.
• Sie konzipieren Vorschläge zur Ergänzung des verfügbaren Porzellans und Tafelsilbers und stoßen Beschaffungen zur Komplettierung des Depotbestandes an.

Unser Angebot

• Gleitzeit, ortsflexibles Arbeiten bis zu 80% der wöchentlichen Arbeitszeit
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtung
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungsangebot für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine unbefristete Stelle im Herzen Berlins mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTicket oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Berlin im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Mindestanforderungen

• Abgeschlossene (Fach-)Hochschulbildung (Bachelor, Diplom (FH)) in einem rechts-, verwaltungs- bzw. wirtschaftswissenschaftlichen Studiengang
• ODER: Abschluss zum/zur Verwaltungsfachwirt/in oder des Angestelltenlehrgangs II
• ODER: Abschluss zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder des mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes sowie mindestens zweijährige nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1)
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau B2)

Wir freuen uns ergänzend über

• Berufserfahrung im Projektmanagement
• Kenntnisse im Haushalts- und Vergaberecht
• SAP-Anwenderkenntnisse und umfangreiche Windows Office Kenntnisse
• Gesicherte Kenntnisse im Verwaltungs- und Verwaltungsverfahrensrecht

Das macht Sie als Person aus

• Sie haben Gestaltungswille und Freude daran, am Aufbau des neu errichteten BfAA aktiv mitzuwirken.
• Sie sind in der Lage sich an verändernde Anforderungen anzupassen und Sie verfügen über die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung
• Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch - nach innen wie außen.
• Sie sind eine selbstbewusste Persönlichkeit, die in der Lage ist, Hindernisse zu überwinden und Entwicklungen positiv voranzutreiben
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen
• Sie erkennen die Bedürfnisse ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

Die Einstellung von Bewerberinnen und Bewerbern außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Ihre Bewerbung steht Bewerbungen externer Personen gleichrangig gegenüber.
Sind Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig, ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.
Das Bundesamt ist bestrebt, Ihnen als Mittel der Personalentwicklung auch die Möglichkeit einer Verbeamtung anzubieten. Dies erfolgt in einem gesonderten Verfahren, an welchem nach erfolgreicher Absolvierung der Probezeit, abhängig von der haushälterischen Lage sowie dem Vorliegen aller beamtenrechtlichen Voraussetzungen teilgenommen werden kann.
Bei Interesse bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit einer zeitlich befristeten Einstellung an.
Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung nach den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 02.07.2025 23:59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt.
Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (pdf) hoch (u. a. Motivationsschreiben (Textformat und mind. 100 Wörter), tabellarischer Lebenslauf, Nachweis aller Abschlüsse mit Notenübersicht, Fortbildungen und Berufserfahrungen, ggfs. Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung, dienstliche Beurteilungen, Ernennungsurkunden (Beamte), Arbeitszeugnisse der letzten 5 Jahre (mindestens jedoch der letzten beiden Arbeitgeber) Nachweise zu Kenntnissen und Fertigkeiten). Wir bitten um Verständnis, dass wir nur vollständige Bewerbungen berücksichtigen können. Sollten Sie sich noch in der Ausbildung befinden, weisen wir darauf hin, dass der erfolgreiche Abschluss bis zur Einstellung vorliegen muss. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung in diesem Fall unbedingt die aktuellen Notenübersichten bei. Bei ausländischem Hochschulabschluss bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) spätestens bei Einstellung.
Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter?
Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt. Sofern wir noch weitere Unterlagen benötigen, melden wir uns gesondert per E-Mail. Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir dieses Auswahlverfahren per Webex durchführen.

• eine Online-Informationsveranstaltung und Online-Videointerviews voraussichtlich in der Woche ab dem 04.08.2025

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Frau Claudia Bergmann (fachlich: I-AU-0@bfaa.bund.de) und Herr Michael John (organisatorisch: Z-PM-13@bfaa.bund.de).
Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.