Fremdsprachenassistenz (m/w/d) in Voll- und Teilzeit (Remote / Mobil möglich)

Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne digital und schätzen die Zusammenarbeit im Team? Sie haben Freude daran, Wissen zu vernetzen und sich in einem internationalen Umfeld zu bewegen?
Ab dem 1.08.2025 suchen wir eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche) zur Verstärkung unserer beiden Strategiestäbe an unserem Forschungsstandort in Berlin-Buch.
In dieser Rolle unterstützen Sie die Stabsleitungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss im internationalen Umfeld.

Sie verantwortlich für:

• Organisation und Koordination von Terminen sowie Unterstützung im Tagesgeschäft der Teamleitungen
• selbstständige Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Schnittstellenkommunikation zwischen Strategie, Wissenschaft und Administration
• Betreuung internationaler Gäste und Kooperationspartner*innen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz
• Aufbau und Pflege einer zentralen Kontaktdatenbank
• Unterstützung im Bestell- und Rechnungswesen
• vertretungsweise Assistenz für das Sekretariat der Wissenschaftlichen Vorständin

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretärin, Bürokaufleute, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Verwaltungskauffrau/-mann, Reiseverkehrskauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
• sehr gutes Sprach- und Formulierungsvermögen in deutscher und englischer Sprache
• fundierte Erfahrungen in der Anwendung von MS Office, SAP, digitalen Verwaltungssystemen und Kommunikationstools
• Organisationsstärke, eigenständige Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• wünschenswert ist Erfahrung im Assistenzbereich, Office- und Projektmanagement, vorzugsweise im Vorstandsbereich, in der Geschäftsführung oder in ähnlichen Bereichen, idealerweise Erfahrung im internationalen Arbeitsumfeld

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

Bewerbungsunterlagen:
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen ein.
Bitte beachten Sie:
Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Masterabschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt und als PDF-Anlage zur Bewerbung erfolgen. Nähere Informationen finden Sie unter Recognition of Degrees and Achievments.