Kauffrau/-mann für Büromanagement in der Geschäftsstelle des Verbandes ( m/w/div )
Büroverwaltung, Mitgliederbetreuung, Social Media, Veranstaltungsmanagement
Langhansstr. 1, 13086 Berlin
ab Februar 2026
1 Jahr befristet als Elternzeitvertretung
Montag - Freitag,
30 Std. pro Woche
Voraussetzungen
- idealerweise abgeschlossene Ausbildung zur/m Kauffrau/mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten
- Organisationsgeschick
Aufgaben
1. Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
- Erledigung aller anfallenden Arbeiten satzungsgemäß
- Erledigung Postein- und -ausgang
- Entgegennahme und Bearbeitung aller Anrufe und Emails
- Ablage und Archivierung sämtlichen Schriftguts
- Adress- und Datenpflege im CRM-System
- Aktualisierung der Daten und Branchentermine für Tagungen, Seminare, Messen usw. im Internet
- Kontaktpflege zu Partnern in der Branche
- Terminkontrolle zu verbandsinternen Projekten
- Vorbereitung von Geschäftsreisen
- Vertretung des VdF (Standbetreuung auf Messen u.a. Veranstaltungen)
- Vorbereitung/Organisation von Vorstandssitzungen
- Vorbereitung/Organisation der jährlichen Mitgliederversammlung
- Teilnahme und Protokollführung zu Vorstandssitzungen/ Mitgliederversammlungen
2. Mitgliederbetreuung:
- Bearbeitung der Anfragen von Mitgliedern
- Aktualisierung und Pflege der Mitgliederdaten
- Bearbeitung von Aufnahmeanträgen und Kündigungen Rechnungswesen
3. Rechnungswesen:
- Bearbeitung entsprechend Festlegung Satzung und Geschäftsordnung
- Ordnungsgemäße Registrierung sämtlicher Rechnungen
- Ein- und Ausgänge erfassen
- Zahlungserinnerung/Mahnwesen
- Kontierung sämtlicher Belege (in Vorbereitung für die Buchung durch Steuerberater)
- Vorbereitung der Unterlagen für den Jahresabschluss
- Überwachung und Einhaltung von Zahlungsterminen
4. Seminar- und Tagungsvorbereitungen/ Betreuung:
- Einholen von Hotelangeboten
- Gewinnung von Referenten, Abstimmung zu Inhalten, Honoraren und vertragliche Bindung
- Feinabstimmung mit Hotels zum Ablauf, Budget, Technik
- Vorbereitung des Rahmenprogramms und der Ablaufplanung nach Festlegung des Vorstands
- Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung
- Teilnehmerbetreuung vor, während und nach den Veranstaltungen
5. Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram):
- Materialsammlung (Fotos, Videos)
- erstellen, planen und Veröffentlichen von Content/Beiträgen auf allen Social-Media-Kanälen
- Betreuung und Pflege der Social-Media-Kanäle
- Performance-Analyse
Wir bieten
- vielseitiges Tätigkeitsfeld in einem engagierten und freundlichen Team flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Urlaubs-/Weihnachtsgeld
- Homeoffice möglich
- gute Verkehrsanbindung
- Tiefgaragenplatz
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schicken Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail.
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Telefon +49 (0)30 50176-101
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