Kaufmännische Fachkraft im Frontoffice und Sachbearbeitung Dokumentenmanagement (m/w/d)

Kaufmännische Fachkraft im Frontoffice und Sachbearbeitung Dokumentenmanagement (m/w/d)

Aufgaben

Führung des Front Office und Unterstützung im Dokumentenmanagement.
Die Bürofachkraft ist für administrative und organisatorische Tätigkeiten im Büro zuständig und gewährleistet einen reibungslosen Büroablauf. Sie bildet die Schnittstelle zwischen Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und unterstützt und entlastet die Geschäftsführung und die Führungskräfte.
Innerhalb des Dokumentenmanagements sind Sie für die Verwaltung sämtlicher Projektunterlagen zuständig. Sie sorgen dafür, dass die Dokumente in den nachgelagerten Bereichen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. In Ihrem Team treffen Sie auf Menschen, die Verantwortung übernehmen und ihre persönlichen Stärken einbringen. Wir tauschen uns aus und entwickeln uns weiter.

Deine Aufgaben im Einzelnen:

• Telefon- und Terminmanagement, Organisation und Koordination (intern, extern)
• Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Bearbeitung und Verwaltung Schriftverkehr (digitale und analoge Post)
• Überwachung Inventur-, Fuhrpark- und Ausleihübersicht technischer Geräte
• Lagerverwaltung (Bestandsüberwachung Büro-u. Verbrauchsmaterial, Bürotechnik)
• Du bringst Struktur ins Datenmanagement: Bei Dir startet Datenverarbeitung der Projektunterlagen und unterstützen den Projektleiter und das Projektteam bei der Projektabwicklung.
• Dokumente sind bei Dir in guten Händen: Durch Deine sorgfältige Aufbereitung und Digitalisierung (Up- and Download von Dokumenten auf den Projektkommunikationsservern) bereitest Du die weitere Verarbeitung vor.
• Du arbeitest stets gewissenhaft: Du erfasst die Daten für unsere Projekte. Du koordinierst den Schriftverkehr und Dokumentenaustausch mit dem Kunden.
• Du behälst den Überblick: Du verwaltest Projektlisten sorgfältig, gewissenhaft, umsichtig und stellst die Nachverfolgbarkeit sicher.

Qualifikation

Du verfügst über folgende Qualifikationen:

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Du hast Erfahrungen im Dokumentenmanagement, diplomatisches Geschick im Umgang mit Kunden, Auftraggebern, besonderes Engagement in der Zusammenarbeit im Team, Eigeninitiative und bist belastbar.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten und bringst die Bereitschaft mit, sich fachspezifische Software anzueignen. Du besitzt sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, mindestens in deutscher Sprache, Englisch wünschenswert. Du hast ein ausgeprägtes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge und bist es gewohnt konzentriert und zielorientiert zu arbeiten.
• Du hast ein gepflegtes, sicheres und achtsames Auftreten, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, eine rasche Auffassungsgabe und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis. Du bist organisations- und kommunikationsstark, besitzt ein ausgeprägtes Zeitmanagement und bist serviceorientiert. Wir bieten Dir: Berufliche Sicherheit - Dank eines unbefristeten Arbeitsvertrags und eines sicheren Arbeitsplatzes
• Gut erholt - Dank 30 Urlaubstagen pro Jahr bei Vollbeschäftigung
• Wertgeschätzt - durch anlassbezogene steuerfreie Gutscheinprämien
• Gut versorgt - Freie Getränke, Obst, Gemüse im Office
• Nie allein - denn Teamwork bringt uns voran
• Top ausgestattet - mit technisch modernsten Arbeitsmitteln
• attraktive Arbeitsatmosphäre - offene Bürokommunikation, wöchentliche Teambesprechung

Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen mit Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins, per E-Mail an: Sekretariat@bmc.ag