Mitarbeiter Empfang/Office Manager (m/w/d)

Die Humanistische Hochschule Berlin ist eine staat­lich aner­kann­te Hochschule mit gesell­schaft­lich enga­gier­tem Profil. Wir ver­bin­den aka­de­mi­sche Qualität mit pra­xis­na­her Ausbildung und bie­ten der­zeit die Studiengänge Soziale Arbeit (B.A.), Humanistische Lebenskunde (M.A.) und Angewandte Ethik (M.A.) an. Für den rei­bungs­lo­sen Betrieb und die Betreuung unse­res Campus‘ in der Grabbeallee (Berlin-Pankow) suchen wir zum 1. Oktober 2025 eine zuver­läs­si­ge und enga­gier­te Persönlichkeit zur Unterstützung im Tagesgeschäft.
Mitarbeiter Empfang/Office Manager (w/m/d) - Teilzeit (50%, ver­teilt auf 5 Tage, per­spek­ti­visch Aufstockung mög­lich)
Zu den Aufgaben gehö­ren:

• Serviceorientierte und freund­li­che Organisation des Empfangs sowie Organisation und Koordination des Hochschulbetriebs am Campusstandort in der Grabbeallee (Seminar- und Verwaltungsgebäude)
• Erste Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende, Lehrbeauftragte, Dienstleistende und Gäste vor Ort
• Post- und Dokumentenmanagement: Entgegennahme und Bearbeitung der Eingangspost, Bearbeitung der Ausgangspost sowie Botengänge.
• Weitere Aufgaben: Materialbestellungen, Ablage, Schlüsselmanagement, Telefonzentrale, Bearbeitung ein­ge­hen­der E‑Mails sowie all­ge­mei­ne admi­nis­tra­ti­ve Aufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft
• Betreuung klei­ne­rer Veranstaltungen und inter­ner Meetings (inkl. Vor- und Nachbereitung)
• Schnittstellenmanagement mit Hausverwaltung, IT-Dienstleistern und exter­nen Partnern
• Tägliche Kontrolle der Hochschulräumlichkeiten in Bezug auf Reinigung, Ordnung und ggf. Beschwerdemanagement mit Dienstleistern und Facilitymanagement

Dein Profil

• Abgeschlossene kauf­män­ni­sche Ausbildung oder ver­gleich­ba­re Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder in der Hochschuladministration von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und digi­ta­len Tools (z. B. Kalenderverwaltung, Cloud-Dienste)
• Selbstständige, struk­tu­rier­te und lösungs­ori­en­tier­te Arbeitsweise
• Freundliches, ver­bind­li­ches und ser­vice­ori­en­tier­tes Auftreten
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke sowie Genauigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bie­ten:

• Innovativ: die außer­or­dent­li­che Gelegenheit, aktiv am Aufbau und der Entwicklung einer Hochschule mit­zu­wir­ken und eige­ne Ideen ein­zu­brin­gen;
• Wertschätzung: wert­schät­zen­des, von gegen­sei­ti­gem Respekt gepräg­tes Arbeitsklima;
• Familienfreundlich: Bevorzugung bei der Platzvergabe in einer der 24 Humanistischen Kitas oder der Grundschule. Ferienbetreuung für Kinder zwi­schen 8-16 Jahren in den HVD-Jugendfreizeiteinrichtungen. HVD-Beratungsangebote und Unterstützung bei Vorsorge und Pflege (für Angehörige);
• Gemeinsame Mitarbeiter:innen-Events und Vernetzung mit her­aus­ra­gen­den Persönlichkeiten;
• Eine abwechs­lungs­rei­che und krea­ti­ve Tätigkeit in einem wer­te­ori­en­tier­ten Arbeitsumfeld, das ethi­sche Prinzipien und sozia­le Verantwortung betont;
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten

Die Förderung der Chancengleichhalt aller Mitarbeiter:innen ist für uns selbst­ver­ständ­lich. Wir begrü­ßen daher Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unab­hän­gig von Geschlecht, kul­tu­rel­ler oder sozia­ler Herkunft, Behinderung, Nationalität und sexu­el­ler Orientierung.
Personen mit Schwerbehinderung wer­den bei glei­cher Eignung, Befähigung und fach­li­cher Leistung nach Maßgabe der ein­schlä­gi­gen Vorschriften bevor­zugt berück­sich­tigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen tei­len Sie uns bit­te bereits in der Bewerbung mit, ob eine Schwerbehinderung/Gleichstellung vor­liegt.
Eine aus­sa­ge­kräf­ti­ge Bewerbung mit den gän­gi­gen Unterlagen rich­ten Sie bit­te bis zum 10.06.2025 unter Angabe des o.g. Kennzeichens an die Geschäftsführerin Anja Krüger-Chan unter fol­gen­der E‑Mail-Adresse:
karriere@humanistische-hochschule-berlin.de
oder pos­ta­lisch an:
Humanistische Hochschule Berlin
z. Hd. Anja Krüger-Chan

Wallstraße 61-65
10179 Berlin

Die Rücksendung der ein­ge­reich­ten Unterlagen erfolgt nur bei gleich­zei­ti­ger Übersendung eines aus­rei­chend fran­kier­ten, adres­sier­ten Rückumschlages. Andernfalls wer­den sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nach den Vorgaben des Datenschutzrechtes ver­nich­tet. Elektronische Bewerbungen wer­den ent­spre­chend gelöscht.
Fragen zur Ausschreibung beant­wor­tet Ihnen ger­ne: Elisabeth Heine (E‑Mail: karriere@humanistische-hochschule-berlin.de)
Mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen wil­li­gen Sie gemäß Artikel 6 Abs. 1 Satz1 lit. a) und b) DSGVO aus­drück­lich ein, dass Ihre im Zusammenhang mit der Bewerbung auf die Ausschreibung der o.g. Professur erho­be­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten durch den Humanistischen Verband Deutschlands, Landesverband Berlin-Brandenburg KdöR, dem Betreiber der Humanistischen Hochschule Berlin AdöR i. Gr., zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung ver­ar­bei­tet und gespei­chert wer­den. Eine Übermittlung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten an Dritte zu ande­ren Zwecken erfolgt nicht.