Project Assistant (m/w/d) – PMO / Projektmanagement Office

Stellenbeschreibung

Über uns

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und projektbezogene Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Karriereperspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.
Für einen unserer Kunden suchen wir einen engagierten Project Assistant (m/w/d) zur Unterstützung des Project Management Office (PMO) an einem internationalen Projektstandort in Berlin.

Ihre Aufgaben

Projektkoordination & PMO-Unterstützung

• Unterstützung des PMO bei der Organisation und Steuerung von Projekten
• Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen und Projektaktivitäten über verschiedene Stakeholder hinweg
• Sicherstellung einer transparenten und strukturierten Projektkommunikation

Controlling & Tracking

• Pflege und Verwaltung von Rechnungs- und Kostenübersichten
• Erstellung und Betreuung von Projekt-Trackern zur Überwachung von Fortschritt und KPIs
• Unterstützung bei der Sicherstellung der Datenqualität und Datenkonsistenz

Prozessmanagement

• Erstellung und Pflege von Prozessdarstellungen und Ablaufdiagrammen
• Analyse bestehender Arbeitsabläufe und Identifikation von Optimierungspotenzialen
• Unterstützung bei der Reduzierung administrativer Prozessaufwände

Dokumenten- & Informationsmanagement

• Strukturierung und Pflege von Projektordnern sowie Dokumentationsplattformen
• Sicherstellung einer nachvollziehbaren und aktuellen Dokumentenablage
• Unterstützung bei der Verwaltung projektbezogener Informationen

Meeting- & Workshoporganisation

• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Workshops
• Planung von Besprechungsräumen, Hotelbuchungen und organisatorischen Rahmenbedingungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Managementunterlagen

Reporting

• Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten für das Management
• Aufbereitung von Projektinformationen und Kennzahlen
• Sicherstellung einer klaren und aussagekräftigen Darstellung relevanter Projektdaten

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich: Betriebswirtschaft
• Projektmanagement
• Wirtschaftswissenschaften
• oder vergleichbare Qualifikation

• Erste Erfahrung im Projektmanagement, PMO oder administrativen Projektumfeld von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools, idealerweise Smartsheet
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und Selbstorganisation
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Detailgenauigkeit

Sprachkenntnisse

• Englisch fließend (zwingend erforderlich)
• Deutsch und/oder Französisch von Vorteil

Wir bieten

• Internationales Projektumfeld mit spannenden Herausforderungen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit im Project Management Office
• Mitarbeit in einem dynamischen und wachsenden Unternehmen
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Ihre Chance

Sie arbeiten strukturiert, behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick und möchten in einem internationalen Umfeld Verantwortung übernehmen?
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Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.