Sachbearbeitung/Assistenz (m/w/d) im Bereich Verwaltung
- Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH
- Berufserfahrung
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Einkauf, Materialwirtschaft, Logistik
- Vollzeit
- Publiziert: 30.07.2025
- Publizierung bis: 24.08.2025
Wer wir sind
Voller Einsatz für Frieden. Wir sind das ZIF, das bundeseigene Zentrum für Internationale Friedenseinsätze: Personalagentur, Trainingszentrum und international vernetzter Innovations- und Kompetenzhub für ziviles Krisenmanagement. Im Auftrag des Auswärtigen Amts rekrutieren, vermitteln und sekundieren wir als Arbeitgeberin deutsches ziviles Personal in über 40 Friedenseinsätze, Wahlbeobachtungsmissionen und humanitäre Einsätze internationaler Organisationen. Wir bieten Trainings, Coachings und spezialisierte Fortbildungen für den Einsatz in Krisengebieten sowie analytische Auswertung und politische Beratung zu Einsatzthemen und initiieren fachlichen Austausch im In- und Ausland. Bei uns im Headquarter arbeitet ein Team von mehr als 60 Kolleg:innen für eine Mission: den zivilen deutschen Beitrag zum multilateralen Krisenmanagement.
Ihre Aufgaben
Als Sachbearbeiter:in/Assistent:in im Bereich Verwaltung bieten wir Ihnen in den Aufgabengebieten Finanzen, Vergabe/Beschaffung, Personalverwaltung und Travelmanagement ein vielfältiges, bedarfsorientiertes Aufgabenfeld.
Sie unterstützen
- bei den vielfältigen Aufgaben des Büromanagements und der Finanzadministration
- den Einkauf bei der Durchführung von Vergabeverfahren und Beschaffungsvorgängen (insb. Büro- und Verbrauchsmittel, Geräte wie z. B. Hardware oder Büroausstattung, Dienstleistungen) und bei der Erstellung und Überwachung von Vergabedokumentationen
- bei der Umsetzung von bereichsbezogenen Sonderaufgaben und/oder Projekten
- bei Bedarf das Personalwesen rund um die Betreuung der Mitarbeitenden
- bei Bedarf und nach entsprechender Einarbeitung das Travelmanagement bei Reiseantragstellungen, Reisebuchungen und -abrechnungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Verwaltung/Büromanagement oder eine vergleichbare Fachrichtung
- Kenntnisse im Einkauf und Beschaffungswesen, insb. in der operativen Abwicklung von Beschaffungsvorgängen
- Erfahrung in der administrativen und operativen Durchführung von Vergabeverfahren sowie im Umgang mit den einschlägigen Rechtsgrundlagen (idealerweise z.B. UVgO, VgV, BHO, GWB)
- Wünschenswert sind mehrjährige relevante Berufserfahrungen im Aufgabenbereich sowie Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen sowie Bereitschaft, sich in weitere digitale Lösungen einzuarbeiten
- Schnelle Auffassungsgabe, mentale Flexibilität, strukturierte und selbstorganisierte Arbeitsweise
- Freude am Umgang mit Menschen und der Arbeit im Team
Wir gehen davon aus, dass es hervorragende Kandidat:innen gibt, die nicht alle Kriterien der Beschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie passende Fähigkeiten, die uns zusammenbringen? Überzeugen Sie uns, warum Sie der oder die Richtige für die Stelle sind.
Was wir bieten: Einsatz für Frieden
- Vielfältige Herausforderungen: Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international orientierten und politischen Umfeld. Ein Job mit Sinn.
- Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und kollegiales Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Professionalität und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig**.**
- Auf eigene Initiative: Wir finden Innovation bereichernd. Ihre Ideen sind gern gesehen, gestalten Sie mit und setzen Sie Vorhaben auch im Team um!
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen - mit mobilem Arbeiten.
- Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
- Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
- Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVöD Bund - mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (dazu den 24. und 31.12. frei), zusätzlicher Altersvorsorge (VBL) sowie einer Jahressonderzahlung. Die unbefristete Stelle (39 Wochenstunden) mit Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist vergütet nach TVöD Bund bis zu Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.
Diversität umfasst für uns eine gleichstellungsfördernde Kultur, die viele bereichernde Perspektiven begrüßt. Wir freuen uns daher über Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität oder Orientierung.
Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.
Wenn Sie sich für diese Stelle begeistern können, sollten Sie sich bewerben: Bis zum 24.08.2025 über unser Karriereportal.
**Bitte beachten Sie, dass wir uns vorbehalten, die Stelle bereits vor Ablauf der Frist zu besetzen, sofern uns eine geeignete Bewerbung vorliegt.**Für Rückfragen zu dieser Position steht Ihnen zur Verfügung:
