Teamassistenz (m/w/d) Einkauf & Vergabe – Bauwesen

Teamassistenz (m/w/d) Einkauf & Vergabe - Bauwesen in Berlin

Für ein etabliertes Unternehmen der Bauwirtschaft suchen wir eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung des Technischen Innendienstes. In dieser Position verbinden Sie kaufmännische Organisation mit Themen rund um Einkauf, Ausschreibung, Vergabe und Kalkulation und sorgen dafür, dass die damit verbundenen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.

Aufgaben

• Koordinieren und organisieren der administrativen Abläufe im Technischen Innendienst mit Schwerpunkt auf Einkauf, Ausschreibung und Vergabe
• Unterstützen der Fach- und Führungskräfte bei der Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung kaufmännischer Vorgänge
• Organisieren von Terminen, Besprechungen und Abstimmungen mit internen Ansprechpartnern sowie externen Geschäftspartnern
• Bearbeiten eingehender Anfragen über das zentrale Einkaufspostfach und Sicherstellen einer strukturierten Weiterleitung und Nachverfolgung
• Zusammenstellen und Aufbereiten von Unterlagen für Ausschreibungen, Vergaben und Verhandlungen mit Nachunternehmern
• Erfassen und vergleichen von Angeboten sowie Aufbereiten von Preisspiegeln als Entscheidungsgrundlage für den Einkauf
• Unterstützen bei Verhandlungen mit Nachunternehmern und Übernehmen der anschließenden Dokumentation und Protokollierung
• Erstellen von Bestellungen und Begleiten kleinerer Beschaffungsvorgänge von der Angebotseinholung bis zum Preisvergleich
• Pflegen von Vertrags-, Rahmenvertrags- und Kontaktdaten sowie Sicherstellen einer aktuellen Dokumentation
• Verwalten und strukturieren relevanter Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem
• Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen, Vorlagen und Geschäftsdokumenten unter Berücksichtigung einheitlicher Qualitätsstandards
• Unterstützen der Leitung bei organisatorischen und administrativen Themen

DAS BRINGEN SIE MIT

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sachbearbeitungs- oder kaufmännischen Funktion
• Idealerweise Berührungspunkte mit der Bauwirtschaft oder mit Einkauf
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Erfahrung mit digitalen Dokumenten- und Ablagesystemen
• Kenntnisse in RIB iTWO oder iTWO Tender sind wünschenswert, aber keine zwingende Voraussetzung
• Hohe Sorgfalt und Qualitätsbewusstsein bei der Bearbeitung von Dokumenten und Daten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit einem guten Gespür für Prioritäten
• Kommunikationsstärke und ein professionelles, verbindliches Auftreten
• Teamorientierte Arbeitsweise und Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion