ZS 15/2025 Gruppenleitung (w/m/d) Facility Management und Bauprojektmanagement in LAF
Die Berliner Verwaltung ist die größte Arbeitgeberin in der Region. Rund 120.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.
Das Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten ist eine der jüngsten Behörden der Berliner Verwaltung. Es wurde 2016 als Folge des großen Zuzugs von geflüchteten Menschen aus aller Welt gegründet. Aktuell sind bei uns rund 600 Beschäftigte in unterschiedlichen Bereichen tätig. Wir begleiten Asylsuchende bei ihren ersten Schritten in Berlin und sind zuständig für ihre soziale Absicherung, medizinische Versorgung und angemessene Unterbringung. Wir planen und verwalten knapp 100 Unterkünfte für Geflüchtete in ganz Berlin und sorgen dort in Kooperation mit den Betreibern für gute bauliche und soziale Standards. Wenn Sie eine Aufgabe mit hoher gesellschaftlicher Relevanz suchen und interkulturell arbeiten möchten, dann sind Sie bei uns genau richtig!
Das Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten sucht ab sofort für eine auf 24 Monate befristete Stelle:
Gruppenleitung (w/m/d) Facility Management und Bauprojektmanagement
Kennziffer: ZS 15/2025
Entgeltgruppe: E12 TV-L (Bewertungsvermutung)
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (vollzeitnahe Teilzeit ist ggf. möglich)
Bewerbungsfrist: 01.08.2025
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
Wahrnehmung der Personalverantwortung und Steuerung der Gruppe
Führungsaufgaben
Personalverantwortung für zwei Sachgebiete mit derzeit insgesamt 14 Mitarbeiter/innen
Aufgabenstrukturierung
- Erstellung und Weiterentwicklung der Anforderungsprofile und BAKs im Fachbereich im Zusammenwirken mit der Referatsleitung
- Abstimmung der Gruppenziele mit der Referatsleitung
Personalführung
- Personaleinsatz, Abschluss von Zielvereinbarungen für nachgeordnete Beschäftigte im Zusammenwirken mit der Referatsleitung
- Qualitätssicherung (Zielerreichung, Prozesse, einheitliche Rechtsanwendung)
- Führen der Personalgespräche, Erstellung von dienstlichen Beurteilungen
- Wahrung der dienst- und tarifrechtlichen Bestimmungen und der Fürsorgepflicht
Personalentwicklung
- Maßnahmen der Personalentwicklung für die Mitarbeiter*innen im Zusammenwirken mit der Referatsleitung abstimmen
- Fortbildungsbedarfe identifizieren und erfüllen
Fachliche Aufgaben
Organisatorische Führung der Gruppe ZS C 1 mit den Teilbereichen „Facility Management“ sowie „Sicherheits- und Krisenmanagement“ unter Berücksichtigung der Leitlinien und grundsätzlichen Vorgaben der Referats- und Behördenleitung:
Bauprojektmanagement:
- LAF-interne Projektleitung für sämtliche Bau- und Sanierungsprojekte im Rahmen der Dienstgebäude-Ertüchtigung im Zusammenwirken mit der Referatsleitung ZS C
- Planung, Steuerung, Überwachung, Abrechnung von Baumaßnahmen in Zusammenhang mit den Dienstgebäuden des LAF im Zusammenwirken mit der Referatsleitung ZS C
Facility Management:
- Aktive Mitwirkung bei der Planung und Auswahl der Dienstgebäude des LAF (Standortplanung) in Kooperation mit der BIM GmbH
- Erstellung von HA-Anmietungsvorlagen für Dienstgebäude des LAF
- Verhandlung und Verwaltung von Mietverträgen und Managementvereinbarungen mit der BIM GmbH
Gruppeninterne Aufgaben (gemeinsam mit den Sachgebietsleitungen):
- kontinuierliche Prozessanalyse und Prozessoptimierung innerhalb des Fachbereichs; Controlling der Organisation und Umsetzung von Arbeitsabläufen sowie der Erarbeitung von Arbeitsmethoden zur optimalen Aufgabenerfüllung unter Berücksichtigung der tarifvertraglichen und beamtenrechtlichen Bestimmungen; fachliche Unterstützung der Sachgebietsleitungen im Rahmen der Einarbeitung und Weiterentwicklung; Qualitätssicherung
- Standardisierung, Optimierung und Erweiterung des derzeitigen Service-Angebots
- Erstellung einer Service-Strategie, von Service-Vereinbarungen sowie Richtlinien und Handlungsanweisungen
- Optimierung des internen und externen Schnittstellenmanagements
- Aufsetzen und Weiterentwickeln eines internen Berichtswesens mit Kennzahlenmodell, Zuarbeit zum Berichtwesen und externen Anfragen
- Optimierung des internen und externen Schnittstellenmanagements
- aktive Mitwirkung bei der Veranschlagung von Haushaltsmittel und Mittelbewirtschaftung gem. den haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen des Landes Berlin; Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
Konkrete Aufgabenbereiche des Sachgebietes Facility Management:
- Campus-, Gebäude-, Flächen- und Umzugsmanagement
- Einkauf/Beschaffung inkl. Mittelbewirtschaftung und Lagerverwaltung
- Fachliche Bewertung der Beschaffungsmaßnahmen im Sachgebiet ZS C 11
- Vertrags- und Rechnungswesen
- Zentrale Kommunikation für behördeninterne Service-Anfragen und Beschwerdemanagement
- operative Steuerung interner Service-Angebote und infrastruktureller Aufgaben im Rahmen des Facility Managements
Konkrete Aufgabenbereiche des Sachgebietes Sicherheits- und Krisenmanagements:
- Organisation des Brandschutzes (Gesamtleitung für alle Dienstgebäude in Zusammenarbeit mit der BIM GmbH)
- Krisen- und Notfallmanagement
- Planung, Erstellung und permanente Entwicklung, Fortschreibung und Optimierung (Evaluation) von Sicherheitskonzepten und Sicherheitsarchitektur für die Dienstgebäude des LAF sowie aktive Mitwirkung bei Entscheidungen allgemeiner Sicherungsmaßnahmen und Beschränkungen sowie verwaltungsinterner Anordnungen
Hervorzuhebende Sonderaufgaben:
Strahlenschutzverantwortliche des LAF
Katastrophenschutzbeauftragte des LAF (iP)
Das Anforderungsprofil
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