Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz (m/w/d) in der Protokollabteilung Assistenz (m/w/d) in der ProtokollabteilungKopfbereichArbeitBüroassistent/inAssistenz (m/w/d) in der ProtokollabteilungBotschaft von JapanVollzeitBerlinab 24.06.2024befristet für 12 MonateHeuteStellenbeschreibung
Die Botschaft von Japan in Berlin sucht ab Ende Juni 2024 eine/n Mitarbeiter/in im Angestelltenverhältnis als Assistenz eines hochrangigen Diplomaten.
Aufgabengebiet
Betreuung des Terminkalenders eines Diplomaten:
Terminplanung und -koordination
Kommunikation mit externen Ansprechpartnern
Logistische Vorbereitung von Terminen (wie Hotel-, Flug- oder Zugbuchungen)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation:
Bearbeitung von Einladungen und Anfragen
Führen der Korrespondenz
Datenbankpflege
Archivierung
Weitere Aufgaben:
Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen der Botschaft
Betreuung von Gästen
Allgemeine Tätigkeiten der Sachbearbeitung
Arbeitszeit: Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)
Beschäftigungsdauer: Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, es besteht aber die Möglichkeit der Verlängerung.
Grundlegende Anforderungen
Abgeschlossene Hochschulausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, besonders internationale Beziehungen oder Politik von Vorteil
Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau
Sehr gute Englischkenntnisse
Japanischkenntnisse sind wünschenswert
Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)
Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten
Teamfähigkeit
Bewerben Sie sich bitte bis zum 27. Mai 2024 mit vollständigen Unterlagen und ausschließlich per Email an 506a-protokoll@bo.mofa.go.jp.
Wir möchten darauf hinweisen, dass Interviews mit Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, ggf. schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist geführt werden.
Zu den Bewerbungsgesprächen erfolgt eine gesonderte Einladung. Eine Erstattung von Fahrkosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist leider nicht möglich.
ArbeitsorteKarte anzeigen
Dies ist eine auf dritten Jobbörsen gefundene Stellenanzeige. Wir bieten hierfür keinen Support, können diese aber jederzeit offline stellen. Für weitere Informationen: Datenschutzhinweise | Anzeige melden.
