Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d)

Über uns

Das IGES Institut ist ein füh­ren­des, pri­vat­wirt­schaft­li­ches For­schungs- und Be­ra­tungs­in­sti­tut für Fra­gen eu­ro­pä­ischer Ge­sund­heits­sys­te­me, des Markt­zu­gangs so­wie der Ge­sund­heits­ver­sor­gung in Deutsch­land und bil­det den Kern der IGES Grup­pe. Ins­ge­samt be­schäf­tigt die IGES Grup­pe rund 200 Ex­per­tin­nen und Ex­per­ten aus den Fach­rich­tun­gen Me­di­zin, Wirt­schafts­wis­sen­schaf­ten, Na­tur- und So­zi­al­wis­sen­schaf­ten, Phar­ma­zie, Sta­tis­tik und In­for­ma­tik. Zur IGES Grup­pe gehören Un­ter­neh­men an Stand­or­ten in sechs Län­dern Eu­ro­pas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint.

Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche):

Ihre Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität
• Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS
• Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten)
• Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc.
• Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium)
• Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf)
• Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen
• Gute Kenntnisse der MS Office-Programme
• Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management Systemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise
• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit

Unser Angebot

• Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit
• Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur
• Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten

Kontaktinformation

Wenn Sie diese Aufgabe reizt, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über diese Webseite oder über personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Antonia Kunz unter der Rufnummer 030/230 809-211 gern zur Verfügung.