Office Management Persönliche Assistenz (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Persönliche Assistenz / Office Management (m/w/d)

Wir sind eine etablierte Eventlocation in Berlin-Kreuzberg und veranstalten ausschließlich private Events wie Hochzeiten, Firmenfeiern und Weihnachtsfeiern.
Unser Büro befindet sich in Berlin-Mitte. Dafür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und gewissenhafte Persönlichkeit für eine Teilzeitstelle im Office Management / als persönliche Assistenz.
Wichtig sind uns Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise.
Unser Veranstaltungsbetrieb ist saisonal unterschiedlich ausgelastet: Im Sommer stehen vor allem Hochzeiten und Feiern im Mittelpunkt, im Herbst und Winter Firmenveranstaltungen und Weihnachtsfeiern.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, organisierte und engagierte Persönliche Assistenz / Office Managerin bzw. Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt im Bereich Eventlocation und Veranstaltungsorganisation.
Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass organisatorische, administrative und kaufmännische Abläufe rund um unsere Eventlocation zuverlässig und strukturiert umgesetzt werden.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung
• Terminplanung und Kalenderverwaltung
• Bearbeitung von E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
• Vorbereitung, Organisation und Koordination von Meetings, Veranstaltungen und Terminen
• Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Veranstaltern
• Erstellung, Verwaltung und Ablage von Unterlagen und Dokumenten über Google Drive
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Vorbereitende Buchhaltung über DATEV
• Vorbereitung und Erstellung von Arbeitsverträgen und weiteren Personalunterlagen
• Unterstützung bei der An- und Abmeldung von Minijobbern und Saisonarbeitskräften
• Reiseplanung und Buchungen
• Allgemeine Aufgaben im Office Management
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen

Ihr Profil

• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit E-Mail, MS Office, insbesondere Excel, sowie Adobe und gängigen Büroprogrammen
• Erfahrung mit Google Drive und digitalen Ablagesystemen
• Kenntnisse in DATEV sind von Vorteil
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Eventmanagement oder Veranstaltungsorganisation ist wünschenswert
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Kunden, Dienstleistern und Mitarbeitern

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem spannenden Eventumfeld
• Vielseitige Aufgaben zwischen Office Management, Assistenz und Veranstaltungsorganisation
• Ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eine langfristige Zusammenarbeit
• Faire Vergütung
• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen

Interesse?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit kurzem Lebenslauf sowie Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihrem möglichen Eintrittstermin.