Sekretär:in/ Assistent:in (w/m/d)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Sekretär:in/ Assistent:in (w/m/d) für die DB Sicherheit GmbH am Standort Berlin.

Deine Aufgaben

• Unterstützung des Regionalbereichsleiters im Tagesgeschäft, wobei du organisatorische Abläufe koordinierst und für eine zuverlässige Umsetzung sorgst
• Die Terminplanung und Meetingorganisation übernimmst du eigenständig und stellst durch eine professionelle Vor- und Nachbereitung den Erfolg von Besprechungen sicher
• Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Gesprächsunterlagen erstellst du strukturiert und unterstützt das Management bei wichtigen Themen
• Für eine effiziente Büroorganisation sorgst du, indem du Abläufe koordinierst, Dokumente professionell verwaltest und eine strukturierte Ablage sicherstellst
• Eingehende und ausgehende Aufträge bearbeitest du zuverlässig und zeitnah und übernimmst die Erstellung von Bedarfsanforderungen (BANF) sowie Materialbedarfsscheinen
• Als zentrale Ansprechperson kümmerst du dich um die interne und externe Kommunikation, bearbeitest E-Mails, Post und Anfragen und behältst offene Themen im Blick
• Verbesserungspotenziale erkennst du frühzeitig, bringst eigene Ideen ein und treibst Themen mit deinem Organisationstalent und deiner Eigeninitiative aktiv voran

Dein Profil

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und verfügst über mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem organisatorischen oder administrativen Umfeld
• Durch deine Kommunikationsstärke und dein selbstsicheres Auftreten gelingt es dir, mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen professionell zusammenzuarbeiten
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus und du behältst auch bei mehreren Themen den Überblick
• Du erkennst Handlungsbedarfe frühzeitig, bringst eigene Ideen ein und hast den Drive, aktiv etwas zu bewegen und Verbesserungen voranzutreiben
• Mit deinem Organisationstalent und deiner Eigeninitiative gehst du Themen selbstständig an und sorgst für eine zuverlässige Umsetzung
• Im Umgang mit MS Office bist du sicher und arbeitest dich schnell in neue Systeme und Aufgaben ein

Das ist uns wichtig

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.